Miért bérelnénk évekre irodát, ha néhány hónap alatt minden megváltozhat?

Az elmúlt években jelentősen megváltozott, mit várnak a vállalatok az irodájuktól. Az öt-tíz évre szóló bérleti szerződések helyett egyre fontosabbá válik a rugalmasság, hiszen a hibrid munkavégzés, a változó létszám és a kiszámíthatatlanabb gazdasági környezet miatt nehéz évekre előre meghatározni az ideális irodaigényt.

Az iroda közben nem veszítette el a szerepét, csak átalakult: ma már sokkal inkább a hatékony együttműködést, a csapatépítést és a vállalat működését támogató üzleti környezetként tekintenek rá.

Miért lehet túl nagy kötöttség a hosszú bérleti szerződés?

Egy több évre lekötött iroda korábban a kiszámíthatóságot jelentette. Ma viszont könnyen előfordulhat, hogy egy cég néhány év alatt jelentősen növekszik, leépít, új üzletágat indít vagy éppen a hibrid munkavégzés miatt kevesebb munkaállomásra van szüksége.

Ilyenkor a túl nagy iroda felesleges költséget jelenthet, míg a túl kicsi akadályozhatja a növekedést. A hosszú szerződésből pedig nem mindig egyszerű vagy olcsó idő előtt kilépni, ezért a vállalatok számára egyre értékesebb a mozgástér.

Az iroda már nem csak négyzetméter

A változó igényekre az egyik választ a szolgáltatott irodák jelenthetik. Itt a vállalat nem egy üres helyiséget kap, hanem használatra kész munkakörnyezetet: bútorokat, tárgyalókat, internetet, recepciót, takarítást és üzemeltetést is.

Ez nemcsak az iroda kialakításával járó feladatokat csökkentheti, hanem azt is lehetővé teszi, hogy egy vállalat gyorsan használatba vegye új munkaterét.

Együtt tud változni a céggel

Egy gyorsan fejlődő vállalkozásnak akár néhány hónap alatt megváltozhat az irodaigénye. A szolgáltatott irodák egyik előnye éppen az lehet, hogy könnyebben igazodnak ezekhez a változásokhoz.

Ha nő a csapat, nagyobb területre lehet váltani, ha pedig csökken a létszám, kisebb iroda is elegendő lehet. Ez különösen a startupok, a projektalapon működő vállalkozások és a gyorsan növekvő cégek számára lehet fontos.

A gyorsaság üzleti előny is lehet

Egy hagyományos iroda kialakítása hónapokat is igénybe vehet a megfelelő ingatlan kiválasztásától a tervezésen és bútorozáson át az informatikai infrastruktúra kiépítéséig. Egy szolgáltatott irodában ezzel szemben már meglévő infrastruktúra várja a bérlőt.

Ez akkor különösen értékes, ha egy vállalatnak gyorsan kell helyet biztosítania egy új csapatnak, projektnek vagy üzleti lehetőségnek. A gyors költözés ilyenkor nemcsak kényelmesebb, hanem időt is megtakaríthat.

Kevesebb kezdeti beruházás, egyszerűbb költségtervezés

Egy saját iroda kialakításakor a bútorok, az informatikai infrastruktúra, a tárgyalók, a konyha és számos egyéb elem külön beruházást igényelhet. A szolgáltatott irodákban ezek jelentős része már rendelkezésre áll.

A konstrukció ezért csökkentheti a kezdeti ráfordításokat, miközben több szolgáltatás egyetlen rendszerben érhető el. Ez egyszerűbbé teheti a költségek tervezését és az iroda működtetését is.

Nincs két egyforma cég

Más irodára van szüksége egy néhány fős startupnak, mint egy több száz munkavállalót foglalkoztató vállalatnak. A hibrid munkavégzés, az ügyféltalálkozók, a tárgyalók vagy éppen a közösségi terek iránti igény szintén jelentősen eltérhet.

A szolgáltatott irodák éppen ezért lehetnek érdekesek: a vállalkozás a saját működéséhez igazíthatja az igénybe vett területet és szolgáltatásokat.

Nem eltűnik az iroda, hanem új szerepet kap

A hibrid munkavégzés nem feltétlenül jelenti az iroda végét. Inkább azt, hogy a vállalatok más szempontok alapján választanak munkakörnyezetet. A hosszú távú, merev konstrukciók mellett egyre fontosabbá válhat a gyors alkalmazkodás, a kiszámíthatóbb működés és az, hogy az iroda kövesse a vállalat változó igényeit.

A többéves bérletek tehát várhatóan nem tűnnek el, de mellettük egyre nagyobb szerepet kaphatnak a rugalmas irodamegoldások – különösen azoknál a cégeknél, amelyek számára a változás és a gyors reagálás a mindennapi működés része.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.