5+1 ok, amiért egyre több vállalkozás fordít hátat a hagyományos irodabérlésnek

Az iroda ma már sokkal több, mint egy hely, ahová a munkatársak naponta bejárnak dolgozni. A hibrid munkavégzés, a változó létszámú projektcsapatok és a gyors üzleti átalakulások miatt a cégeknek olyan munkakörnyezetre van szükségük, amely nemcsak a jelenlegi működésüket szolgálja ki, hanem a későbbi változásokhoz is képes alkalmazkodni.

A hagyományos irodabérlés ezzel szemben gyakran hosszabb távú szerződést, jelentős kezdeti beruházást és önálló üzemeltetést követel meg. Egyre több vállalkozás számára jelenthet ezért alternatívát a szolgáltatott iroda, ahol a berendezett munkatér mellett számos kiegészítő szolgáltatás is rendelkezésre áll. De miért lehet ez előnyösebb a cégek számára? Mutatunk öt fontos érvet és egy további szempontot, amelyet szintén érdemes figyelembe venni.

Mit kap egy vállalkozás a szolgáltatott irodával?

A szolgáltatott iroda lényegében egy előre kialakított, berendezett és használatra kész munkakörnyezet, amelyhez a szolgáltató különböző háttérszolgáltatásokat is biztosíthat. A bútorozott munkaállomások, az internetkapcsolat, a recepció és a tárgyalók mellett akár a takarítás, a postakezelés vagy az üzemeltetés egyes feladatai is a szolgáltatás részét képezhetik.

A vállalkozásnak így nem kell minden részletet a nulláról megszerveznie: ahelyett, hogy üres irodát rendezne be és építene ki hozzá infrastruktúrát, egy működésre kész környezetbe költözhet. Ez időt, energiát és pénzt takaríthat meg, miközben a cég vezetői nagyobb figyelmet fordíthatnak az alaptevékenységre.

1. Nem kell előre eldönteni, mekkora irodára lesz szükség évekkel később

Egy vállalkozás létszáma és helyigénye rövid idő alatt is jelentősen megváltozhat. Egy sikeres időszakban új munkatársakat vehetnek fel, máskor viszont egy projekt lezárása vagy a működés átalakítása miatt kevesebb munkaállomásra lehet szükség. A hagyományos bérleti konstrukciókban azonban nem mindig egyszerű követni ezeket a változásokat.

A szolgáltatott irodák egyik fontos előnye, hogy a választott megállapodástól függően a munkaterület könnyebben igazítható a vállalkozás aktuális igényeihez. Így nem feltétlenül kell hosszú időre olyan irodaterület mellett elköteleződni, amely később túl nagynak vagy éppen szűkösnek bizonyulhat.

Ez különösen hasznos lehet a gyorsan fejlődő cégeknek, a változó összetételű projektcsapatoknak és azoknak a vállalkozásoknak, amelyek még keresik a számukra ideális működési formát.

2. A beköltözéshez nem kell külön irodakialakítási projektet indítani

Egy hagyományos iroda használatba vétele sokszor hosszadalmas előkészületekkel jár. Be kell szerezni a bútorokat, gondoskodni kell az informatikai infrastruktúráról, meg kell szervezni az internetkapcsolatot, és számos egyéb részletet is rendezni kell, mielőtt a munkatársak ténylegesen birtokba vehetik a helyiségeket.

A szolgáltatott irodák ezzel szemben jellemzően már berendezve, a mindennapi munkához szükséges alapvető infrastruktúrával felszerelve várják a bérlőket. A tárgyalók, a recepció és az internetkapcsolat is rendelkezésre állhat, így a vállalkozásnak kevesebb saját szervezési feladata marad.

A gyors indulás komoly előnyt jelenthet, ha egy új projekt miatt rövid időn belül kell munkateret biztosítani, vagy a cég nem szeretne heteket, esetleg hónapokat tölteni az iroda kialakításával.

3. A felszabaduló pénzt a vállalkozás fejlesztésére fordíthatják

Egy iroda berendezése és működésének elindítása jelentős egyszeri kiadásokkal járhat. A bútorok, az informatikai eszközök, a hálózat kiépítése és az üzemeltetéshez szükséges szolgáltatások beszerzése már a beköltözés előtt megterhelheti a vállalkozás költségvetését.

A szolgáltatott iroda esetében a berendezés és több alapvető szolgáltatás már adott, ezek díja pedig a választott konstrukció szerint a bérleti költség részét képezheti. Ezzel csökkenthetők az induláskor szükséges beruházások, és egyszerűbbé válhat a kiadások előzetes megtervezése is.

A megtakarított forrásokat a vállalkozás más területeken hasznosíthatja: például új munkatársak felvételére, technológiai fejlesztésekre vagy üzleti növekedésre fordíthatja. Ez különösen azoknak a cégeknek lehet fontos, amelyek nem szeretnék jelentős összeggel lekötni a tőkéjüket az iroda kialakításában.

4. Az iroda működtetésével járó feladatok egy részét más végzi el

Egy munkahely fenntartása nem merül ki a helyiségek bérlésében. A takarítás, a karbantartás, a látogatók fogadása, a postai küldemények kezelése és a tárgyalók előkészítése mind olyan teendő, amelyek megszervezése időt és erőforrást igényelhet.

A szolgáltatott irodák esetében ezek közül több feladatot a szolgáltató vállalhat át. A recepció, a tárgyalók, a konferenciatermek és a közösségi terek mellett a háttérüzemeltetés egyes elemei is elérhetők lehetnek, a pontos kínálat azonban az adott irodától és csomagtól függ.

A vállalkozás vezetőinek így kevesebb energiát kell fordítaniuk az iroda mindennapi működésének megszervezésére. Több idő maradhat az ügyfelek kiszolgálására, a munkatársak támogatására és az üzleti célok megvalósítására.

5. Könnyebb alkalmazkodás, ha új irányt vesz a vállalkozás

A piaci környezet változásai a cégek irodahasználatára is hatással vannak. Egy új üzleti lehetőség, egy átszervezés vagy a hibrid munkavégzés elterjedése mind módosíthatja, hogy mekkora és milyen elhelyezkedésű munkatérre van szükség.

A szolgáltatott irodák rugalmasabb konstrukciói lehetőséget adhatnak arra, hogy a vállalkozás a változó igényeihez igazítsa az irodahasználatot. A szerződéses feltételek természetesen szolgáltatónként eltérnek, de megfelelő megállapodással könnyebben tervezhető a szükséges munkaterület és a bérlés időtartama.

Ez azoknak a cégeknek lehet különösen vonzó, amelyek nem szeretnének évekre előre olyan irodaterületet lekötni, amelynek kihasználtságát nehéz pontosan megjósolni.

+1 Üzleti megjelenés és kapcsolatépítés egy helyen

Az iroda nemcsak a belső munkavégzés helyszíne, hanem a vállalkozás külső megítélését is befolyásolhatja. Egy korszerű, igényes üzleti környezet megfelelő hátteret biztosíthat az ügyféltalálkozókhoz és a partnerek fogadásához, különösen akkor, ha frekventált, jól megközelíthető helyszínen található.

A szolgáltatott irodák közösségi tereiben ráadásul különböző iparágakban tevékenykedő vállalkozások képviselői fordulhatnak meg. Az informális beszélgetések és szakmai találkozások új kapcsolatokhoz, tapasztalatcseréhez, sőt akár későbbi üzleti együttműködésekhez is vezethetnek. Bár ez természetesen nem garantált előny, a közös irodai környezet lehetőséget teremthet az ilyen kapcsolatok kialakulására.

Kiknek lehet különösen jó választás a szolgáltatott iroda?

A konstrukció nem kizárólag a kisvállalkozások számára lehet érdekes. A kezdő cégeknek azért jelenthet segítséget, mert nem kell önállóan kiépíteniük a teljes irodai infrastruktúrát. A növekedés előtt álló vállalkozások rugalmasabban igazíthatják a munkaterületet a létszámváltozáshoz, míg a projektalapon működő csapatok az aktuális feladatokhoz kereshetnek megfelelő helyszínt.

A szolgáltatott iroda azoknak a nagyobb cégeknek is alternatívát kínálhat, amelyek új városban vagy országban szeretnének megjelenni, átmeneti munkaterületre van szükségük, vagy a hibrid munkavégzéshez keresnek kiegészítő irodai kapacitást.

Nem mindegy, milyen irodát választ a vállalkozás

A szolgáltatott iroda előnye, hogy a bérlő nem csupán egy helyiséget kap, hanem a választott csomagtól függően berendezést, infrastruktúrát és különböző háttérszolgáltatásokat is igénybe vehet. A Regus szolgáltatott irodái többféle vállalkozási igényre kínálhatnak megoldást, akár kisebb csapatról, akár nagyobb céges jelenlétről van szó. A gyors beköltözés, az alacsonyabb kezdeti ráfordítás, az üzemeltetési feladatok megosztása és a rugalmasabb munkaterület mind hozzájárulhatnak a hatékonyabb működéshez.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.

Tovább a teljes cikkre