Egyre kevesebben akarnak évekre irodát bérelni – ez lehet az új vállalati modell

Az elmúlt években alapjaiban változott meg, hogyan gondolkodnak a vállalatok az irodáról. A korábban egyszerű működési háttérként kezelt helyszín ma már a vállalati stratégia része lehet: hatással van a költségekre, a munkaszervezésre, a növekedés ütemére és arra is, milyen gyorsan tud reagálni egy cég a változó üzleti környezetre.

A hibrid munkavégzés, a gazdasági bizonytalanság és a költségek szigorúbb kontrollja miatt egyre kevésbé vonzó az évekre szóló, nehezen alakítható irodai elköteleződés. Helyette olyan megoldások kerülnek előtérbe, amelyek a vállalat aktuális igényeihez igazíthatók. Ebben pedig egyre fontosabb szerepet kapnak a szolgáltatott irodák.

Ma már nem elég egyszerűen helyet bérelni

A hosszú távú irodabérlet sokáig a vállalati működés természetes része volt. A cég kiválasztotta a megfelelő ingatlant, kialakította a saját munkakörnyezetét, majd évekre berendezkedett.

Csakhogy egy vállalat működése ma jóval gyorsabban változhat. Egy új megrendelés létszámbővítést hozhat, egy átszervezés kisebb területet tehet szükségessé, egy új piac pedig akár teljesen más lokációt vagy munkakörnyezetet igényelhet.

Ilyen helyzetben felértékelődik az olyan iroda, amely nem évekre előre meghatározott keretek közé szorítja a vállalatot, hanem képes együtt változni vele.

Amikor az iroda kész szolgáltatásként érkezik

A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb előnye, hogy a vállalatnak nem egy üres helyiséget kell saját maga munkakörnyezetté alakítania. A bútorozott munkaállomások, az internet, az informatikai infrastruktúra, a recepció, a tárgyalók, a közösségi terek, a takarítás és az üzemeltetés egyetlen konstrukcióban állhat rendelkezésre.

Ezzel több, időigényes előkészítési feladat is kieshet. Nem szükséges külön kivitelezést, bútorbeszerzést vagy szolgáltatói rendszert felépíteni, így az iroda rövid idő alatt használatba vehető. A vállalat pedig az infrastruktúra megszervezése helyett a saját üzleti feladataira koncentrálhat.

A rugalmasság egyre többet ér

Egy vállalat létszáma és működése akár néhány hónap alatt is jelentősen megváltozhat. Ezért ma már komoly értéket képvisel, ha az iroda nem akadályozza, hanem követi ezeket a változásokat.

A szolgáltatott irodák lehetőséget adhatnak a terület gyorsabb bővítésére vagy csökkentésére, így a cégeknek nem feltétlenül kell hosszú időre előre meghatározniuk, mekkora irodára lesz szükségük.

Ez különösen hasznos lehet növekedési fázisban lévő vállalkozások, startupok, projektcsapatok vagy új piacra lépő cégek számára. Egy hagyományos iroda bővítése vagy egy teljes költözés jelentős szervezést igényelhet, míg egy rugalmas konstrukció gyorsabban alkalmazkodhat az aktuális helyzethez.

Gyorsabb indulás, kevesebb szervezés

Egy új iroda létrehozása önmagában is komoly projekt. A megfelelő ingatlan megtalálása után következhet a tervezés, a kialakítás, a bútorozás, az informatikai hálózat kiépítése és a különböző szolgáltatók koordinálása.

A szolgáltatott irodák ezt a folyamatot jelentősen lerövidíthetik. Sok esetben egy már kialakított, felszerelt munkakörnyezet vehető birtokba, ami új projekt, gyors létszámbővítés vagy piacra lépés esetén különösen fontos lehet.

Kiszámíthatóbb lehet a költségszerkezet is

Az iroda fenntartásánál nemcsak a bérleti díjjal kell számolni. Egy hagyományos iroda kialakítása, bútorozása, informatikai felszerelése és üzemeltetése jelentős induló kiadással járhat, miközben a kapcsolódó feladatok a vállalat saját erőforrásait is lekötik.

A szolgáltatott irodák egyik fontos sajátossága, hogy számos ilyen költség egyetlen szolgáltatási konstrukcióban jelenhet meg. Ez egyszerűsítheti a tervezést, és csökkentheti annak kockázatát, hogy a vállalatnak menet közben számos előre nem tervezett kiadással kelljen számolnia.

Nem minden vállalatnak ugyanarra van szüksége

A mai szolgáltatott irodák kínálata jóval változatosabb annál, mint hogy minden bérlő ugyanazt a csomagot kapja. Az alapvető irodai infrastruktúra mellett igény szerint informatikai támogatás, recepció, adminisztratív segítség, tárgyalóhasználat, rendezvényhelyszín vagy catering is elérhető lehet.

Így a vállalatok a saját működésükhöz igazíthatják az igénybe vett szolgáltatásokat, és nem feltétlenül kell olyan elemekért fizetniük, amelyekre nincs szükségük.

Nemcsak iroda, hanem üzleti közeg

A szolgáltatott irodák másik sajátossága, hogy a munkahely mellett közösségi és üzleti környezetet is kínálhatnak. Egy épületen belül különböző cégek és szakemberek dolgoznak egymás mellett, ami természetes módon teremthet új szakmai kapcsolatokat és együttműködési lehetőségeket.

A közös terek, networking események és szakmai programok így az iroda által nyújtott szolgáltatás részévé válhatnak, és olyan kapcsolatépítési lehetőséget adhatnak, amely egy hagyományos, önállóan működő irodában kevésbé magától értetődő.

Kinek lehet különösen hasznos?

A szolgáltatott iroda azoknak a cégeknek lehet különösen praktikus, amelyek gyorsan változó működés mellett dolgoznak, bővülnek, új piacokat tesztelnek, projektalapon szervezik csapataikat, vagy szeretnék mérsékelni a hosszú távú fix költségeket.

A konstrukció ezért már nemcsak a startupok és kisebb vállalkozások körében jelenik meg: nagyobb cégek, tanácsadóvállalatok és multinacionális szereplők számára is alternatívát jelenthet a hagyományos irodabérlet mellett.

Az iroda a vállalati stratégia része lett

Az iroda szerepe tehát jóval túlmutat azon, hogy hol ülnek a munkatársak. A megfelelő munkakörnyezet hozzájárulhat a hatékonyabb működéshez, a költségek kontrollálásához és ahhoz, hogy a vállalat gyorsabban reagáljon az üzleti változásokra.

A Regus szolgáltatott irodái ezt a szemléletváltást is jól példázzák: a hangsúly egyre inkább azon van, hogy az iroda milyen üzleti igényeket képes kiszolgálni, nem pusztán azon, hogy mekkora terület áll rendelkezésre.

A modern iroda így egyre inkább rugalmas üzleti infrastruktúrává válik – olyan háttérré, amelynek a vállalat működéséhez kell alkalmazkodnia, nem pedig fordítva.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.