A PM-mel karöltve lehet sikeres az FM

Elválaszthatatlan egymástól a fejlesztés és az üzemeltetés a modern irodaházak esetében. Ha tehát jól és gazdaságosan szeretné valaki működtetni a létesítményt, már az építkezés során gondolni kell a későbbiekre. Magyarországon mára nyolcvan-százra szaporodott a facility management cégek száma, a minőség terén azonban még van hová fejlődni.

Egyáltalán nem mindegy, hogy ki költözik az irodaházba, hiszen a bérlő elvárásai meghatározóak a mindennapi üzemeltetés szempontjából – szögezte le Langbein Valentin. A Honeywell üzemeltetési vezetője részletezte: sok cégnek van belső szabályrendszere, amelynek betartását megkövetelik a nekik otthont adó irodaháztól is. Magától értetődik, hogy ez főként azokra a társaságokra jellemző, amelyek anyavállalata külföldi, és világszerte azonos elvárásokat támaszt székhelyével kapcsolatosan. Persze nem minden cég szab szigorú iránymutatást arra, milyen legyen az üzemeltetés, ez függ a bérlő típusától, az irodaház kategóriájától és egy sor más tényezőtől is.

A bérlői igények azonban determinálják, hogy mit kell teljesítenie az ingatlanfejlesztőnek és az üzemeltetőnek. Ahhoz, hogy egy magas színvonalon működő irodaház jöhessen létre, már a fejlesztéskor ügyelni kell a részletekre. Sőt, ennél is korábban gondot kell fordítani a majdani működés mikéntjére: már a tervezés során szem előtt kell tartani a későbbi szempontokat. Ma már egyre gyakoribb, hogy ennek fontosságát felismerik az ingatlanfejlesztők is, és már a kezdet kezdetén konzultálnak a majdani üzemeltetővel. A két dolog ugyanis szorosan összefügg, és az üzemeltetés sikere nem kis mértékben múlik a fejlesztő odafigyelésén. Előfordulhat, hogy olyan irodaházat épít a beruházó, amely sok tekintetben nem üzemeltethető megfelelően, és ez sok fejtörést okozhat a hétköznapok során – emelte ki a szakember.

Ez már csak azért is így van, mert a két cégnek nem feltétlenül azonosak az érdekei: az üzemeltető hosszú távon, a fejlesztő pedig alkalmasint rövid távon gondolkodik. Ez esetben pedig arra törekszik, hogy minél olcsóbban valósítsa meg a projektet, és a beépített anyagok és berendezések tekintetében is a gazdaságosságot tartja szem előtt. Ezért nem épít be olyan dolgokat, amelyek később esetleg jól jönnének, vagy kevésbé ügyel a minőségre – magyarázta Langbein, példaként említve a biztonság kérdését. Ha a fejlesztő alacsonyabb árfekvésű és ezzel együtt kevéssé hatékony technikai megoldásokat alkalmaz, akkor az üzemeltetés terén többletmegoldásokhoz kell folyamodni, azaz például több biztonsági őrt kell az épület elé vagy az épületben elhelyezni. Pedig korszerű műszaki módszerek választása esetén ez nélkülözhető – és ezzel a legdrágább tételek egyike, az élő munka költsége csökkenthető. Más területeken is jelentősen drágíthatja az üzemeltetést, ha az automatizálás nincs megfelelően megtervezve, de sokat ront a kivitelezés túlzott takarékossága az energiafelhasználáson is. Könnyen megbosszulhatja magát tehát, ha a fejlesztői takarékosság figyelmen kívül hagyja az üzemeltetés szempontjait, hiszen ez előbb-utóbb az üzemeltetési díjban is jelentkezik, ami a bérlők elégedetlenségét válthatja ki.

Sokat nyom a latban, hogy milyen szándékkal építi a fejlesztő az irodaházat. Ha el kívánja adni, akkor nem cél, hogy hosszú távon maximalizálja a komplexum telítettségét, és koncentráljon a beköltözők igényire. Ez esetben kevésbé ügyel a későbbi költségekre, és csupán az építkezés kiadásait tartja szem előtt. Ez a trend pár évvel ezelőtt volt jellemző, szerencsére ma már lecsengőben van – magyarázta Langbein. Napjainkban inkább az az uralkodó, hogy a fejlesztő maga gondoskodik a bérbeadásról, ez pedig minőségi javulást eredményez, hiszen a bérlő megtartására is gondot kell fordítani.

A beköltözött cégekkel való kapcsolattartás egyébként az üzemeltetés egyik kulcsterülete – hívta fel a figyelmet a szakértő. Legyen szó egyetlen bérlőről vagy többről, nagyon fontos, hogyan kezelik a panaszaikat. Segítheti ezt például egy online hibabejelentő rendszer, amelynek segítségével a dolgozók által észlelt üzemzavarokra hamar érkezhet megoldás. Az üzemeltetés segítheti a tulajdonost úgy is, hogy szolgáltatásainak színvonalával és széles körével az adott házhoz köti a bérlőt. Azaz olymértékben megkönnyíti a mindennapi munkavégzést az adott épületben, hogy a vállalkozásban föl se vetődjön a költözés lehetősége.
Az utóbbi időszakban jelentős fejlődés figyelhető meg a magyarországi FM-piacon, és jó hír, hogy egyre több cég fedezi fel a facility management létezését.

Megkönnyíti ezt, hogy a piac is egyre nyitottabb: fejlesztők, építészek, tulajdonosok szembesülnek azzal, hogy az irodaház sikerességének ez legalább annyira fontos része, mint például a tervezés – fejtette ki Vágó László. A DeTeImmobilien vezérigazgatója szerint a kedvező folyamat három-négy éve érzékelhető, azóta viszont nagy lépésekkel haladunk előre. Ezt mutatják a számok is: míg akkor mindössze tíz-tizenöt FM-mel foglalkozó cég volt jelen hazánkban, addig mára számuk nyolcvan-százra szaporodott. Ennek ellenére felemás a siker: noha egyre többen vállalkoznak irodaházak és más ingatlanok üzemeltetésére, még mindig jelentős a szabad portfólió, nagyvállalatok és kisebb társaságok között is bőven akadnak olyanok, amelyek még nem helyesen értelmezik az FM-et. Sok tulajdonos még ma is úgy vélekedik: az újonnan átadott projektek esetében három éven keresztül, a garancia időtartama alatt nem indokolt FM-cégek megbízása, mások pedig az idősebb épületek esetében tartják feleslegesnek a facility managementet. Ezekben a szegmensekben nagy a fejlődési lehetőség – tette hozzá Vágó.
Az ugrásszerű változás azonban csak részben örömteli, a mennyiségi bővülés ma még ugyanis nem feltétlenül jár együtt minőségi előrelépéssel. Túlzás nélkül lehet állítani, hogy nem éri el a fél tucatot azoknak a vállalkozásoknak a száma, amelyek minden csínját-bínját ismerik az FM-nek, és a fejlett országok mércéjével mérve is megfelelnének az elvárásoknak. Egy tender résztvevőinek listáját szemlélve viszonylag hamar leszűkíthető a jelentkezők száma, ha országos portfólióval rendelkező, megbízható céget szeretne megbízni az ingatlantulajdonos – tette hozzá a vezérigazgató.

Nehézséget okoz, hogy a szolgáltatás minőségéről nem mindig könnyű megállapítani, megfelel-e az igényeknek vagy sem. Méghozzá azért, mert erre vonatkozóan a pályázatok kiírója sem mindig tudja pontosan megmondani, hogy mit vár el. Gyakran nem világos, hogy mi a minimális követelmény, hogyan és mit szeretne kapni pénzéért a megbízó. Holott ezek a tényezők – sok egyéb mellett – meghatározóak az ajánlat kidolgozásához. Ha pedig nem áll a pályázó rendelkezésére elég információ, akkor az meglátszik a beadványokon is, és azok végül nem lesznek összehasonlíthatóak – ebből adódhat, hogy akár tízszeres eltérések is megmutatkozhatnak például a takarítás árában, ami korántsem azt jelenti, hogy egyik cég ennyivel drágábban végzi el ugyanazt a munkát, mint konkurense. Éppen ezért fontos lenne a standardok rögzítése, ami valamennyi piaci szereplő számára egységesíti az elvárásokat. E téren már történtek előrelépések, és az egyik FM-szövetség nemrégiben ajánlást adott ki. De ez csak akkor érheti el a célját, ha széles körben ismertté válik. Kizárólag így lenne garantálható, hogy a megbízó és megbízott ugyanazt értse egy adott szolgáltatás alatt, és ne legyen később vita abból, hogy ki mit végzett el, és milyen áron.

Mennyiségi tekintetben már felzárkóztunk az európai uniós tagországok piacához, ugyanakkor a minőséget illetően még van hová fejlődnünk. A fejlettebb államokban ugyanis legalább a cégek feléről elmondható, hogy jó minőségben, a standardok betartásával és versenyképes árakon dolgoznak. Persze ennek hátterében az áll, hogy a fejlett piacokon nagyobb az FM-kultúra, megbízó és megbízott egyaránt érti, hogy mi foglaltatik benne az üzemeltetésben, precízebbek a megbízási szerződések, ami megkönnyíti a számon kérhetőséget is. Németországban például teljesen világos, hogy mi tartozik az FM műszaki és mi az infrastrukturális részéhez. Nálunk még sokan nem tudják, hogy melyikhez mi sorolandó.

Vágó szerint a következő időszak fontos kihívása a PM meghonosítása itthon. Míg ugyanis a facility management lényegét már többé-kevésbé értik itthon az ingatlantulajdonosok, addig a property management fontosságában még nincs egyetértés. Pedig ennek nagy szerepe lenne az üzemeltetéssel összefüggésben is: a fejlett országokban például a PM-cégek kontrollálják az FM-cégek tevékenységét, ők kérik számon a munkát. Nálunk sokan azt hiszik, hogy az ingatlanok kezelését a tulajdonos vállalkozáson belül célszerű megoldani, pedig magától értetődő, hogy nem ez a leghatékonyabb. Egy PM-cégben ugyanis koncentrálódik az a szaktudás, ami nélkülözhetetlen ahhoz, hogy ne csak eleve sikeres ingatlanok legyenek a portfólióban, hanem az értékmegőrzés, sőt, az értéknövelés is eredményes legyen. Nem mindegy az sem, hogy kik a bérlők, hiszen ez alapvetően határozza meg a bérbeadásból származó bevételeket, ahogy egy épület értékesítése is jövedelmezőbb lehet a PM alkalmazásával. És nem utolsó sorban: a PM-cégek kiválóan értenek ahhoz, hogy hogyan lehet rávenni az üzemeltetőket a minél hatékonyabb szolgáltatásra.

Nemigen van számottevő eltérés a legkorszerűbb és kevésbé nívós irodaházak üzemeltetése között, legalább is az igényeket illetően – hívta fel a figyelmet Sólyom András. A Hochtief Hungária ügyvezető igazgatója szerint az „A” és a „B” kategóriás projektek között nem is lehetne különbséget tenni, mert az emberközpontú üzemeltetés lényege, hogy megfeleljenek a bérlők elvárásainak, márpedig mindkét épületben emberek dolgoznak, akiknek mindennapi munkakörülményeit megfelelőképpen biztosítani kell. Technikai oldalról nézve sok tekintetben különlegesebb feladat kevésbé korszerű komplexum működtetése, igényesebb és összefogottabb munkát követel. A „B” kategóriás épületek ugyanis az esetek többségében nélkülözik a modern berendezéseket, ezért utólag kell beépíteni őket, bizonytalan a méretezésük, és egy sor más tényező is nehezíti a munkát.
Sólyom szerint mind az igény, mind a szolgáltatás szemszögéből nézve felnőtt a hazai piac a nemzetközihez, legalábbis ami a vállalati szektort illeti. Az önkormányzati szféra és az egészségügy terén azonban még nagy a lemaradás, és sok a tennivaló.