Instantból is iroda – Nem kell évekre irodát kibérelni

Új jelenség tűnt fel idén a budapesti irodapiacon: az instant irodák külföldön már ismeretes, ha széles körben nem is elterjedt gyakorlata mára betört a fővárosi kínálatba. És kereslet is van rá, ha egyelőre még igencsak szűk körben is.

Az azonnal bérbe vehető irodáknak több típusa van, létezik olyan, amelyet berendezés nélkül, de olyan is, amelyet bútorokkal, telefonvonallal, internettel és a szükséges gépekkel vehetnek használatba a bérlők.

Az “instant” szót a kávé miatt mindenki tökéletesen érti: az azonnal fogyasztható meleg italhoz hasonlóan az irodapiacon is az azonnaliság szinonimájává vált. Azoknak érdemes tehát körülnézniük ezen a piacon, akik nem egy majdan elkészülő, akár “built to suit” keretében kínált területet szeretnének igénybe venni, hanem itt és most keresnek irodát. De az itthon még csak szűk piaci rést kitöltő irodatípusnak ennél is fontosabb jellegzetessége, hogy azoknak nyújt megoldást, akik valamilyen okból nem három vagy öt esztendőre, évi 365 napon át használható és természetesen ugyanennyi időn keresztül fizetendő helyiségeket keresnek, hanem olyanokat, amelyek az éppen aktuális igényeiket elégíti ki.

A rövidebb időre helyet keresőknek kínál ez megoldást és ebből a szempontból mindegy, hogy miért nincs szüksége az adott cégnek állandó székhelyre. Lehet szó arról, hogy egy éppen induló vállalkozás keres a – legalábbis bizonyos mértékű – felfutásáig megfelelő helyet magának, de ez akkor is ideális választás, ha csak átmeneti időszakokra, például havonta egy vagy két hétre jön valaki üzleti ügyben Budapestre, és teendőit egy itteni irodából szeretné irányítani – sorolta Cságola Vince. A Bázis Office Center ügyvezetője kifejtette: egyelőre tagadhatatlan, hogy főként a fejlettebb országok szokásait jól ismerő, elsősorban ott is tevékenykedő vállalatok és üzletemberek érdeklődnek a budapesti lehetőségek iránt. Az itthoni cégvezetők számára még új a megoldás, ők egyelőre csak ismerkednek a lehetőséggel. A Bázis Office Center január óta kínálja szolgáltatását a ferencvárosi Angyal utcában, egyelőre mindössze 300 négyzetméteres területen. A bérbe adható terület hónapról hónapra növekedik (és egyébként maguk is bérlik más társaságtól).

Az instant irodáknak egyébként több típusa létezik. Az egyik változat, a “managed office” lényege, hogy a cégek a megszokottnál kisebb irodahelyiségeket vesznek bérbe, természetesen azonnal. Ezek azonban üresek, azokat majdani használójuk rendezi be. Igaz, a tradicionális piacon általánosan elfogadott három- és ötéves kontraktusok itt nem kötelezőek: akinek fél vagy egy évre van szüksége ilyenre, az bátran beköltözhet, sőt a helyiségek akár egy-két hónapra is kiadóak. Ezúttal a bérbe vevő rendezi be őket saját ízlése és igényei szerint, és ő gondoskodik a szükséges gépekről is.

Más a helyzet az instant irodák másik típusa esetében! A “serviced office” egyediségét ugyanis éppen az adja, hogy ezek akár a bérleti szerződés aláírását követő órában is teljes értékűen használhatók. Nemcsak bútorok, író- és tárgyalóasztal, szék és szekrény található bennük, hanem működő telefonvonal és internetes szolgáltatás is rendelkezésre áll. Ezt bárki bármilyen hosszú időre igénybe veheti, és természetesen az árazás is eszerint alakul. A különleges igények miatt nincs egységes óradíj sem, ez mindig a mérettől, a berendezéstől, a rendszerességtől és az egyéni igényektől függ. Léteznek olyan helyiségek, amelyeket a használója például egy hétre kér kölcsön, és a következő héten már más költözik be. Emiatt a bérlőknek mindig mindent el kell pakolniuk az irodákban erre a célra külön szekrényt igényelhetnek az üzemeltetőtől. Szakemberek szerint egyébként törvényszerű, hogy az instant irodák a speciális szolgáltatás és a hozzáadott érték miatt drágábbak, ha a hagyományos bérletekkel azonos egységekre, a havi négyzetméterenkénti díjra számítják át a költségeket. Attól lesz mégis olcsóbb ez a szolgáltatás, hogy csak arra az időre fizetik ki a helyiségeket, amikor csakugyan használják is őket. Ráadásul nem kell beszerezniük olyan bútorokat, amivel egy-két év elteltével nem tudnának mit kezdeni.

Az instant irodák a bútorokon és gépeken kívül titkárnőket és titkárságot ugyancsak tartalmazhatnak. Saly Miklós, a Colliers ingatlanügynökség irodaüzletágának társigazgatója a nemzetközi mezőnyben jól ismert példaként említette a Regus irodaközpontokat, amelyek a világ 70 országában működnek, összesen 950 helyen kínálva irodaterületet.