Irodaforradalom zajlik: egyre több cég hagyja ott a hagyományos irodákat Magyarországon

Az irodapiac az elmúlt néhány évben látványos átalakuláson ment keresztül. A pandémia, a hibrid munkavégzés elterjedése, a gyorsan változó létszámigények és az emelkedő üzemeltetési költségek teljesen új helyzetet teremtettek a vállalkozások számára.

Korábban az irodabérlés hosszú távú döntés volt: a cégek évekre előre terveztek, nagy területeket béreltek, saját kialakításban gondolkodtak és stabil működési modellekre építettek.

Ma már egészen más kérdések kerültek előtérbe. Nem az vált elsődlegessé, hogy mekkora irodát érdemes bérelni, hanem az, hogy mennyire gyorsan, rugalmasan és kiszámíthatóan lehet biztosítani egy működő munkakörnyezetet.

Ebben a változó környezetben a szolgáltatott irodák szerepe látványosan felértékelődött. Ami korábban sokak szemében alternatív megoldás volt, ma egyre több vállalatnál alapmodellé válik.

Az új irodapiac kulcsszava: rugalmasság

A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb előnye az alkalmazkodóképesség. Míg a hagyományos irodabérleti szerződések jellemzően több évre szólnak, addig ebben a modellben a bérleti időszak sok esetben hónapokban mérhető.

Ez a különbség ma már stratégiai előnnyé vált. A vállalatok működése ugyanis egyre gyorsabban változik. Új projektek indulnak, csapatok bővülnek vagy éppen átalakulnak, piacra lépések történnek, miközben a hibrid munkavégzés miatt sokszor már a szükséges irodaméret sem állandó.

Ebben a helyzetben a szolgáltatott iroda lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozások gyorsan reagáljanak. Ha nő a létszám, egyszerűen nagyobb területre válthatnak. Ha csökken az igény, ugyanilyen gyorsan visszaléphetnek kisebb irodába.

Ez különösen előnyös lehet azoknak a cégeknek, amelyek:

• projektalapon működnek
• több lokációban vannak jelen
• új piacokra lépnek
• változó csapatlétszámmal dolgoznak
• hibrid működést alkalmaznak

Ebben a modellben az iroda már nem fix költségként jelenik meg, hanem rugalmas erőforrássá válik.

Azonnali indulás: nincs hónapokig tartó előkészítés

A hagyományos irodabérlés egyik legnagyobb kihívása az idő. Egy új iroda kialakítása gyakran hosszú folyamat: tervezés, fit-out, bútorozás, IT-rendszerek kiépítése, infrastruktúra, üzemeltetési háttér. Ez sok esetben hónapokat vesz igénybe.

A szolgáltatott irodáknál ez a folyamat gyakorlatilag eltűnik. A munkakörnyezet azonnal használatra kész. A cégek olyan irodába költözhetnek, ahol már rendelkezésre áll:

• a teljes bútorzat
• a technikai háttér
• az internet és IT-infrastruktúra
• a tárgyalók
• a közösségi terek

Ez különösen fontos akkor, amikor gyors indulásra van szükség, például egy új projekt vagy piacra lépés esetén.

Kiszámíthatóbb működés, kevesebb váratlan költség

Az elmúlt évek egyik legnagyobb kihívása a vállalkozások számára az üzemeltetési költségek kiszámíthatatlansága lett. Hagyományos irodáknál a bérleti díjon túl számos további tétel jelenik meg: 

• rezsi, 
• takarítás, 
• karbantartás, 
• recepció, 
• biztonság, 
• üzemeltetés, 
• közös költségek. 

Ezek ráadásul folyamatosan változhatnak.

A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb pénzügyi előnye éppen az átláthatóság. A legtöbb esetben ezek a szolgáltatások egyetlen havi díjban jelennek meg. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden esetben olcsóbb megoldásról van szó. Viszont sokkal jobban tervezhető. A vállalatok pontosabban látják a havi költségeiket, könnyebben készíthetnek költségterveket és kisebb eséllyel szembesülnek váratlan kiadásokkal.

Az iroda már nem csak négy fal és néhány asztal

A szolgáltatott iroda fogalma ma már jóval túlmutat a klasszikus irodabérlésen. Egyre inkább komplett működési környezetet jelent.

A napi működéshez szükséges háttér szinte teljes egészében rendelkezésre áll:

• recepció és ügyfélfogadás
• takarítás és karbantartás
• biztonsági szolgáltatások
• tárgyalók
• közösségi terek
• adminisztratív háttér

Ennek köszönhetően a cégeknek nem kell külön szolgáltatókat koordinálniuk vagy erőforrást fordítaniuk az üzemeltetésre. A fókusz visszakerülhet arra, ami igazán számít: az üzleti működésre és a növekedésre.

Kevesebb kockázat egy bizonytalan gazdasági környezetben

A gazdasági környezet ma jóval gyorsabban változik, mint néhány évvel ezelőtt. Ebben a helyzetben sok vállalat számára a hosszú távú elköteleződés önmagában is kockázatot jelenthet.

A szolgáltatott irodák rövidebb, egyszerűbb és átláthatóbb konstrukciói ezt a kockázatot jelentősen csökkentik. Nincs szükség hosszadalmas tárgyalásokra, bonyolult kilépési feltételekre vagy évekre előre történő tervezésre. Ez különösen fontos olyan cégeknek, amelyek gyors döntéshozatallal működnek.

Lokáció és üzleti közeg egyszerre

A szolgáltatott irodák jellemzően kiemelt üzleti lokációkban találhatók. Ez nemcsak presztízst jelent. Gyakorlati előnyt is ad:

• könnyebb megközelíthetőség a munkatársaknak
• jobb elérhetőség az ügyfeleknek
• professzionális környezet
• erősebb üzleti jelenlét

Emellett sok helyen több vállalkozás működik ugyanabban az épületben vagy közösségben. Ez természetes módon segítheti a kapcsolatépítést és az együttműködéseket is.

Mikor lehet ideális választás?

A szolgáltatott iroda különösen jó megoldás lehet:

• ideiglenes projektekhez
• költözés vagy felújítás idejére
• új piacra lépéskor
• gyors növekedés esetén
• létszámváltozásnál
• hibrid munkavégzés mellett

Ezekben az esetekben a rugalmasság gyakran értékesebb, mint a hosszú távú elköteleződés.

Az iroda szerepe megváltozott

A szolgáltatott irodák térnyerése valójában nem trend. Sokkal inkább annak a jele, hogy az iroda szerepe átalakult. Korábban az iroda önmagában cél volt. Ma már inkább eszköz. Egy olyan működési háttér, amelynek alkalmazkodnia kell a vállalat igényeihez.

A Regus szolgáltatott irodái erre az új működési logikára kínálnak megoldást: gyors indulást, kiszámíthatóbb működést, rugalmas bérlést és kevesebb üzemeltetési terhet. És egy olyan piacon, ahol a változás az egyetlen állandó, ez sok vállalat számára komoly versenyelőnyt jelenthet.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.