Irodát bérelni ma már egészen mást jelent: egyre több cég vált szolgáltatott irodára

A hazai irodapiac néhány év alatt gyökeresen átalakult. A pandémia, a hibrid munkavégzés térnyerése, a változó létszámigények és az emelkedő üzemeltetési költségek arra késztették a vállalkozásokat, hogy újragondolják, valóban szükség van-e a hagyományos irodabérlésre.

Míg korábban a cégek évekre előre béreltek nagy alapterületű irodákat, amelyeket saját igényeik szerint alakítottak ki, ma már sokkal fontosabb szemponttá vált a rugalmasság, a gyors költözés lehetősége és a kiszámítható működési költség. Ennek köszönhetően egyre több vállalkozás fordul a szolgáltatott irodák felé, amelyek mára nem csupán alternatívát, hanem sok esetben tudatos üzleti stratégiát jelentenek.

Az alkalmazkodóképesség lett a legfontosabb

A mai üzleti környezetben kevés cég tudja pontosan megmondani, mekkora irodára lesz szüksége két-három év múlva. Új projektek indulnak, csapatok bővülnek vagy éppen átalakulnak, egyes vállalatok új piacokra lépnek, miközben a hibrid munkavégzés miatt az irodahasználat is folyamatosan változik.

A szolgáltatott irodák egyik legnagyobb előnye éppen az, hogy könnyen követik ezeket a változásokat. A hagyományos, több évre szóló bérleti szerződésekkel szemben itt jóval rugalmasabb konstrukciók érhetők el, így a vállalkozások szükség esetén egyszerűbben válthatnak kisebb vagy nagyobb irodára.

Ez különösen előnyös lehet azoknak a cégeknek, amelyek projektalapon működnek, több telephelyen vannak jelen, gyors növekedés előtt állnak vagy változó létszámmal dolgoznak.

Nem kell hónapokat várni a beköltözésre

Egy hagyományos iroda kialakítása gyakran hosszadalmas folyamat. A megfelelő ingatlan kiválasztása után következik a tervezés, a belsőépítészeti kialakítás, a bútorozás, az informatikai rendszer kiépítése és az üzemeltetés megszervezése. Mindez akár hónapokat is igénybe vehet.

A szolgáltatott irodák esetében ezzel szemben szinte minden készen várja az új bérlőket. A berendezett munkaállomások, a gyors internetkapcsolat, a tárgyalók, a recepció és a közösségi terek már rendelkezésre állnak, így a vállalkozások akár néhány napon belül megkezdhetik a munkát.

Könnyebben tervezhető költségek

Az elmúlt évek egyik legnagyobb kihívása az irodák fenntartási költségeinek kiszámíthatatlansága volt. A bérleti díjon túl számos olyan tétel jelent meg, amely jelentősen befolyásolhatta a havi kiadásokat: rezsi, takarítás, karbantartás, recepciós szolgáltatás, biztonsági szolgálat vagy éppen a közös költség.

A szolgáltatott irodák egyik legfontosabb előnye, hogy ezek a szolgáltatások jellemzően egyetlen havi díjban szerepelnek. Ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden esetben olcsóbb megoldásról van szó, viszont sokkal átláthatóbbá teszi a működést. A vállalkozások pontosabban tudnak tervezni, és kisebb eséllyel szembesülnek váratlan kiadásokkal.

Az iroda ma már komplett szolgáltatás

A modern irodák szerepe jelentősen kibővült. Egy szolgáltatott iroda ma már nem csupán néhány munkaasztalt jelent, hanem egy teljes üzleti infrastruktúrát.

A legtöbb helyszínen rendelkezésre áll többek között:

• recepció és vendégfogadás; 
• tárgyalók; 
• közösségi és pihenőterek; 
• takarítás és karbantartás; 
• internet- és IT-infrastruktúra; 
• üzemeltetési háttér. 

Ennek köszönhetően a cégeknek nem kell külön szolgáltatókat koordinálniuk vagy napi szinten az iroda működtetésével foglalkozniuk, így több energiát fordíthatnak saját üzleti céljaikra.

Kisebb kockázat bizonytalan gazdasági környezetben

A gyorsan változó gazdasági környezetben sok vállalat számára már önmagában a hosszú távú elköteleződés is jelentős kockázatot jelenthet.

A szolgáltatott irodák rövidebb bérleti konstrukciói nagyobb mozgásteret biztosítanak. Ha változik a cég működése vagy létszáma, egyszerűbben lehet alkalmazkodni az új helyzethez, mint egy több évre szóló hagyományos bérleti szerződés esetében. Ez különösen fontos lehet startupok, dinamikusan fejlődő vállalkozások vagy projektalapon működő cégek számára.

Nemcsak iroda, hanem üzleti környezet is

A szolgáltatott irodák jellemzően jól megközelíthető, frekventált üzleti negyedekben találhatók, ami egyszerre jelent kényelmet és presztízst.

A jó lokáció megkönnyíti a munkatársak és az ügyfelek számára is az elérhetőséget, miközben professzionális környezetet biztosít a mindennapi működéshez.

Emellett sok ilyen irodaházban különböző iparágak vállalkozásai dolgoznak egymás mellett, ami új üzleti kapcsolatok és együttműködések kialakulását is elősegítheti.

Kiknek lehet ideális megoldás?

A szolgáltatott iroda különösen jó választás lehet azoknak a vállalkozásoknak, amelyek:

• új projektet indítanak; 
• új piacra lépnek; 
• átmeneti irodát keresnek költözés vagy felújítás idejére; 
• gyors létszámbővülés előtt állnak; 
• hibrid munkavégzést alkalmaznak; 
• rugalmas működést szeretnének fenntartani. 

Ezekben az élethelyzetekben gyakran nagyobb értéket jelent a gyors alkalmazkodás lehetősége, mint egy hosszú évekre szóló bérleti szerződés.

Az iroda szerepe is megváltozott

A szolgáltatott irodák térnyerése jól mutatja, hogy az iroda funkciója is átalakulóban van. Korábban elsősorban egy fix helyszínt jelentett, ma viszont egyre inkább olyan szolgáltatásként tekintenek rá a vállalatok, amelynek alkalmazkodnia kell a cég működéséhez – és nem fordítva.

A Regus szolgáltatott irodái erre a szemléletre kínálnak megoldást: rugalmas bérleti konstrukciókat, azonnal használatba vehető munkakörnyezetet, kiszámítható költségeket és teljes körű üzemeltetési hátteret biztosítanak. Egy olyan üzleti környezetben, ahol a gyors alkalmazkodás egyre nagyobb versenyelőnyt jelent, ez sok vállalkozás számára hosszú távon is vonzó alternatíva lehet.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.