Nem egyszerű feladat egy új iroda kialakítása

Közel két évtizede már, hogy gombamód szaporodnak hazánkban az újabb és újabb irodaházak és raktárbázisok. Az építéstől a bérbeadáson, hasznosításon keresztül a működtetésig a létesítménygazdálkodás szakemberei (angol kifejezéssel facility management) végzik a felmerülő összetett és felelősségteljes feladatokat.

A szervezetek által igénybe vett létesítménygazdálkodási szolgáltatási kör magában foglalja például az épületekhez kapcsolódó szolgáltatásokat: az épületet magát, az épület-karbantartási és egyéb műszaki szolgáltatásokat, a takarítást, az energiamenedzsmentet, az őrzés-védelmet stb., valamint a munkavégzéshez kapcsolódó szolgáltatásokat: az étkeztetést, a munkahelyi egészségügyi szolgáltatásokat, az információs és kommunikációs szolgáltatásokat, a helyi katasztrófa-megelőzést és -elhárítást, a létesítmények tűzbiztonsági szolgáltatásait, a bútorozást, a költözéseket, a vagyonvédelmet, a munkavédelmet, a területmenedzsmentet stb.

Fontossá vált a zöld beruházás

A Trade Magazin Sápi Rékát, a PROFORM Zrt. értékesítési és üzemeltetési vezetőjét kérdezte az irodapiaci helyzetről és trendekről.

– Attól függetlenül, hogy egyre kevesebb új épület került átadásra, a 2011-es év intenzív volt, mind a szerződéshosszabbítások, mind a költözések vonatkozásában cégünk számára.

A trendekről elmondható, hogy ennél az iparágnál is fontossá vált a zöld beruházás (BREEAM minősítéssel rendelkező épületek), illetve sok cég esetében fontos szempont az energiatakarékos és környezetkímélő működés.

– Kedvelt irány még az olyan irodaparkok kialakítása, ahol a több épületből álló parkok területén belül az irodai tevékenységtől eltérő, de a bérlők/dolgozók mindennapi életébe szervesen illeszkedő szolgáltatások által (például élelmiszerbolt, bankfiók, gyógyszertár, sportolási lehetőségek) egy élhetőbb, a hétköznapi életet könnyítő környezetet teremt a bérbeadó. – folytatja az áttekintést Sápi Réka.  – Ezek az irodaparkok viszonylag nagy területen helyezkednek el, ezáltal zöldebb, kevésbé „steril” irodai környezetet tudnak biztosítani.

Optimális lehetőségek
 

– Az irodaparkok továbbfejlesztett verziója, amikor egy „vegyes” beruházás keretén belül egy más funkciójú épület is helyet kap egy irodapark területén belül, mint a Váci úti irodafolyosón lévő Madarász utcai fejlesztésünk I-III. üteme, ahol az első budapesti Park Inn By Radisson Hotel 2012 második félévében nyitja meg kapuit, és aminek II. üteme elnyerte az év irodaháza címet 2011-ben – emel ki egy példát Sápi Petra.

A 3, 4 és 5 szinteken ex-kluzív bérirodákat alakítanak ki, ahol az irodapark bérlői egy szálloda által nyújtott szolgáltatásokat élvezhetnek.

Új irodába költözés előtt érdemes átgondolni az új épület adta optimalizálási lehetőségeket, tanácsolja a szakember. Ilyen szempontok lehetnek: a hatékony alaprajzi kialakítás, a raktárterületek igénybevétele irodán belüli raktározás helyett, a parkolók száma, a parkolóövezet besorolása, a tömegközlekedési lehetőségek, a „kényelmi” szolgáltatások közelsége (bevásárlási, étkezési, napi ügyintézési lehetőségek).

A rövid távon megtérülő megoldásokat keresik

Az irodák berendezése is kardinális kérdés, hiszen meglehetősen nagy beruházásnak számít a cégek életében, és fontos szempont az ár-érték arány. Hevér Orsolya, az SSI Schäfer Kft. Schäfer Shopjának marketingvezetője az irodabútor-piacról informálja az olvasókat. Az elmúlt években sokat változott az irodabútor-piac, és így az ügyfelek igényei is. A válság miatti költségcsökkentések és a megtakarításra szorítkozó intézkedések hatására inkább a rövid távon megtérülő megoldásokat keresik az ügyfelek, mondta Hevér Orsolya. Az olasz designos irodabútorral foglalkozó cégek napjainkban ellepték a hazai piacot is. Nagyon jó árakon kínálják a termékeiket, de nem biztos, hogy ár-érték arányban is megtérülőek minden esetben ezek a beruházások. Gyakori eset, hogy ezek a gyártók csupán pár évig vannak jelen a magyar piacon, utána pedig teljesen eltűnnek.

– Cégünk nem egyszer találkozott már olyan ügyféllel, aki kétségbeesetten próbálta utolérni beszállítóját, de mindhiába – nyilatkozta a szakember. – Ezeknek az ügyfeleknek lehetetlenné vált az utánrendelés, legyen szó egy zárcseréről, egy elromlott szék gázteleszkópjának kicseréléséről, vagy egy lemezszekrény extra polckiegészítőjéről. A Schäfer Shop Industrie olyan irodai megoldásokat kínál, melyek hosszú távon, akár 20 év elteltével is megfelelnek a kor kihívásainak és a minőségi tanúsítványok mellett garantáltan utánrendelhetőek, mondta Hevér Orsolya.

Komplex megoldások

Egyre bővül azon ügyfélkör, akik a komplex megoldásokat keresik, vagyis az olyan beszállítókat, akik képesek nemcsak irodai berendezéseiket, hanem műhely-, és adott esetben üzemberendezéseiket is leszállítani. A Schäfer Shop Industrie egyik ügyfele például először szelektív hulladékgyűjtőket vásárolt, aztán fekvőrendőrre is szüksége lett, és végül szállítókocsit is tőlük rendelt. Miután meggyőződött róla, hogy a termékek kiváló minőségűek, berendeztette irodai részlegeit és konferenciatermét is.

– Jelenleg a dohányzásra kijelölt helyek kialakítása kapcsán folytatunk tárgyalásokat az említett ügyféllel, melyre szintén tudunk megoldást nyújtani – mondta el a marketingvezető.