Egyre kevésbé vonzó az évekre szóló irodabérlet – új működési modell terjed a vállalatok körében

Az utóbbi években jelentősen átalakult, milyen szerepet tölt be az iroda a vállalatok életében. Már nem csupán a mindennapi munkavégzés helyszíne, hanem a céges stratégia egyik fontos eleme is: befolyásolja a kiadásokat, a munkaszervezést, a bővülés lehetőségeit, valamint azt, milyen gyorsan képes egy vállalkozás alkalmazkodni a piaci változásokhoz.

A hibrid munkavégzés terjedése, a gazdasági kiszámíthatatlanság és a tudatosabb költséggazdálkodás egyre inkább háttérbe szorítja a több évre szóló, nehezen módosítható bérleti konstrukciókat. A cégek mindinkább olyan irodai megoldásokat keresnek, amelyek együtt változhatnak az aktuális igényeikkel. Ebben a folyamatban a szolgáltatott irodák szerepe is folyamatosan erősödik.

Az irodabérlés már nem pusztán területválasztás

Korábban természetesnek számított, hogy egy vállalat hosszú távra kiválasztja a számára megfelelő irodát, saját igényei szerint berendezi, majd éveken keresztül ugyanott működik.

A mai üzleti környezetben azonban a cégek szükségletei jóval gyorsabban változhatnak. Egy sikeres projekt miatt új munkatársakra lehet szükség, egy szervezeti átalakítás kisebb irodát indokolhat, a terjeszkedés pedig akár másik városba vagy országba költözést is jelenthet.

Ilyen körülmények között különösen előnyös lehet egy olyan munkakörnyezet, amely nem köti meg évekre a vállalat kezét, hanem képes követni annak változó működését.

Komplett irodai háttér egyetlen szolgáltatásban

A szolgáltatott irodák egyik fontos előnye, hogy a bérlőnek nem kell a nulláról kialakítania a munkavégzés feltételeit. A bútorozott munkaállomások, az internetkapcsolat, az informatikai háttér, a recepció, a tárgyalók, a közösségi helyiségek, a takarítás és az üzemeltetés is része lehet a szolgáltatásnak.

Mindez jelentősen leegyszerűsítheti az iroda használatba vételét. A vállalatnak nem kell külön kivitelezőket keresnie, bútorokat beszereznie vagy önállóan megszerveznie a szükséges szolgáltatásokat. Így gyorsabban megkezdheti a munkát, miközben erőforrásait a saját tevékenységére összpontosíthatja.

A változó igényekhez igazodó munkatér

Egy vállalkozás létszáma és működése rövid idő alatt is átalakulhat, ezért egyre fontosabb szempont, hogy az iroda ne korlátozza a fejlődést. A szolgáltatott irodák lehetőséget teremthetnek a rendelkezésre álló terület növelésére vagy csökkentésére, így a cégeknek nem kell évekkel korábban véglegesíteniük irodakapacitásukat.

Ez különösen előnyös lehet a gyorsan növekvő vállalkozások, startupok, projektcsapatok és új piacokon megjelenő cégek számára. Egy hagyományos iroda bővítése vagy egy költözés időigényes szervezést kíván, míg a rugalmas bérleti forma könnyebben igazítható az aktuális üzleti helyzethez.

Egyszerűbb és gyorsabb irodanyitás

Egy új iroda létrehozása több egymásra épülő feladatból áll. Az ingatlan kiválasztását követően meg kell tervezni és ki kell alakítani a munkaterületet, be kell szerezni a bútorokat, gondoskodni kell az informatikai infrastruktúráról, valamint össze kell hangolni a különböző szolgáltatókat.

A szolgáltatott irodák esetében ezeknek a teendőknek jelentős részét már elvégezték, így a vállalat egy kész, felszerelt környezetet vehet birtokba. Ez különösen akkor jelenthet előnyt, ha gyorsan kell elindítani egy új projektet, bővíteni a csapatot vagy megjelenni egy új piacon.

A költségek tervezése is átláthatóbbá válhat

Az irodahasználat kiadásai messze nem merülnek ki a bérleti díjban. A berendezés, az informatikai eszközök beszerzése, az üzemeltetés és a különféle szolgáltatások biztosítása egy hagyományos iroda esetében jelentős kezdeti és folyamatos költségeket jelenthet.

A szolgáltatott irodák esetében több ilyen tétel egyetlen konstrukció részeként jelenhet meg. Ez megkönnyítheti a pénzügyi tervezést, és mérsékelheti a váratlan, külön megszervezendő kiadások kockázatát.

A szolgáltatások köre is a cég igényeihez igazítható

A mai szolgáltatott irodák már sokkal többet kínálnak egy egyszerű, bútorozott munkatérnél. Az alapinfrastruktúra mellett informatikai segítség, recepciós és adminisztratív támogatás, tárgyalóhasználat, rendezvényhelyszín vagy akár catering is elérhető lehet.

A vállalatok így maguk választhatják ki, mely szolgáltatásokra van valóban szükségük. Nem kell olyan megoldások fenntartására költeniük, amelyek nem illeszkednek a működésükhöz.

Az iroda közösségi és üzleti lehetőségeket is kínálhat

A szolgáltatott irodák nemcsak munkavégzésre alkalmas helyszínek, hanem szakmai közösségek kialakulását is segíthetik. Egy épületen belül több különböző vállalkozás és szakember dolgozhat, ami új kapcsolatokhoz, tapasztalatcseréhez és akár üzleti együttműködésekhez is vezethet.

A közösségi terek, a kapcsolatépítő események és a szakmai programok további lehetőséget teremthetnek a networkingre. Ez olyan hozzáadott érték, amely egy hagyományos, önállóan működtetett irodában kevésbé magától értetődő.

Mely vállalkozásoknak éri meg ilyen megoldást választani?

A szolgáltatott iroda elsősorban azoknak a cégeknek lehet jó választás, amelyek működése gyorsan változik, bővülést terveznek, új piacokon próbálnák ki magukat, projektalapon dolgoznak, vagy szeretnék csökkenteni hosszú távú fix költségeiket.

A lehetőség ugyanakkor már nem kizárólag a startupok és a kisebb vállalkozások számára vonzó. Nagyobb cégek, tanácsadó vállalatok és multinacionális szereplők is alkalmazhatják a hagyományos irodabérlet kiegészítéseként vagy alternatívájaként.

Az iroda ma már stratégiai döntés is

A munkavégzés helyszíne ma már nem csupán arról szól, hol töltik a napjukat a munkatársak. A megfelelő irodai háttér a hatékonyabb működést, a költségek kézben tartását és a gyorsabb alkalmazkodást is támogathatja.

A Regus szolgáltatott irodái is ezt a szemléletváltást képviselik: a hangsúly egyre inkább azon van, hogy a munkakörnyezet milyen üzleti igényekre nyújt megoldást, nem pusztán azon, mekkora alapterületet bérel a vállalat.

Az iroda így egyre inkább rugalmas üzleti infrastruktúraként működik, amelynek a cég aktuális szükségleteihez kell igazodnia – nem pedig a vállalatnak kell alkalmazkodnia egy évekre előre rögzített keretrendszerhez.

A cikk megjelenését a Regus támogatta.

Tovább a teljes cikkre