Kiszervezés: költségcsökkentés vagy hatékonyság?

Az outsourcing, azaz kiszervezés egyre divatosabb a költségcsökkentésre és hatékonyságra törekvő cégek körében. A takarítás és a könyvelés átadása szinte mindennapos, de külsős vállalkozások még az ingatlanügyekkel is foglalkozhatnak. Miért éri meg nekik?

A kiszervezés három fő területe az IT (információ-technológia), a HR (humánerőforrás), és az ingatlan. Maga a kiszervezés a közhiedelemmel ellentétben nemcsak költséghatékonyságot, de magasabb színvonalú szolgáltatást is jelent. Outsourcingon ezért már akkor is érdemes elgondolkodni, ha csak egyetlen státusz is kiváltható vele. A kiszervezéssel várhatóan a minőség is javul.

Könnyen belátható, hogy a könyveléssel és a bérszámfejtéssel foglalkozó külsős cégek naprakészebbek adóügyi témákban, mint a cég számlázással is foglalkozó mindenese – mondja Suhajda Attila, a Magyar Outsourcing Szövetség elnöke. A takarítócégekkel szintén jobban járunk, mint egyetlen takarítónővel. A specializált cégek egyrészt garanciát vállalnak emberükért, másrészt rendelkeznek a szükséges eszközökkel is. Így nem kell külön takarítógépre, porszívóra költeni, vagy vegyszerek beszerzésével bajlódni.

Szinte minden területen

Bár leginkább a gyártást és összeszerelést szokták kiszervezni, a kisebb cégek életében nem ez a legszükségesebb: az informatikai szolgáltatások kiszervezése szinte mindennapos, ahogy a pénzügyi, számviteli, humánerőforrás-menedzsmentet és a beszerzést is egyre többen bízzák külsős cégekre. Nagyvállalatok még saját energiaigényük beszerzését is kiszervezik: ennek keretében olyan szerződést kötnek az erre specializálódott cégekkel, amelyek garantálják, hogy a piaci mozgásoktól függetlenül, fix áron biztosítják energiaigényüket.

Tipikusan kiszervezhető tevékenység a marketing és a PR is, amely kiváló médiakapcsolatokat és piacismeretet feltételez. Ilyen posztokra kisebb cégnek egyszerűen nem éri meg embert alkalmazni. Hasonló kategória a dizájn is, amelyet nagy valószínűséggel egyszerűbben, jobban és költséghatékonyabban old meg egy szakosodott cég, mint a kisvállalkozás egy-egy kreatív munkatársa.

A hatékonyság mellett anyagi előnyök

Míg a munkavállaló után a cégnek bér mellett járulékokat is fizetnie kell, addig külsős cégek megbírásával ezek a költségek egyetlen számlával kiválthatók. Így egycsapásra a bérszámfejtés, és annak költsége is megúszható. Mivel a specializált cégek hatékonyabbak, olcsóbban is dolgoznak: egy alkalmazott munkáját akár “fél”ember is elvégzi, hiszen rutinszerűen, megbízhatóbban dolgozik. Az informatikai rendszer belső IT-csapattal való működtetése például sokkal drágább, mint gondolnánk, csak éppen elsikkad a költségei. A bérek mellett ugyanis gondolni kell az irodabérleti díjra és a telefonvonalak költségeire is, egyéb apró kiadásokról nem is beszélve – hívja fel a figyelmet Suhajda.

Ezért nem szabad gondolkodás nélkül összevetni a kiszervezett szolgáltatás költségét a belsős munkavégzéssel. A kontrollra persze kiszervezésnél is ügyelni kell, és szerződésben kell rögzíteni az outsourcing minden egyes elemét. Mivel a szerződések minimum három-öt évre köttetnek, ezért a gazdasági változások miatt rugalmasnak kell lenniük.

A munkavállalók jövőjének garantálása gyakran a szerződés eleme: a megrendelőnek gondoskodnia kell az átadott emberekről. Ez annyit tesz, hogy a szerződésben ki kell térni a volt alkalmazottak megtartására is, ha ez lehetséges. Létezik persze olyan kiszervezés is, amikor státuszokat szüntetnek meg. Megesik, hogy egy tízfős részlegből átveszik a vezetőt, a vele dolgozó csapatra viszont nem tartanak igényt, mert ugyanaz a feladat kevesebb emberrel is megoldható.

Ingatlankezelés, mint kakukktojás

Kevésbé ismert megoldás, amikor a cégek ingatlangazdálkodásukat szervezik ki. Vannak ugyanis olyan, kereskedelemmel, szolgáltatással és pénzügyekkel foglalkozó vállalkozások, amelyek nem kívánnak ingatlangazdálkodási kérdésekkel foglalkozni.

Ennek lehet egyrészt pénzügyi oka, de az is előfordulhat, hogy a céglétszám változik folyamatosan. Az ingatlanportfolióval kapcsolatos kiszervezett tevékenység jelentheti egy kereskedelmi cég telephelyének megtalálását, felépítését és üzemeltetését, de jelentheti akár egy meglévő szervezeti egység kiszervezését cégen kívüli jogi egységbe is – magyarázza Fazekas Krisztina, az AREX fm Ingatlanhasznosító Kft. marketing menedzsere.

Az ingatlanfejlesztéssel, -beruházással foglalkozó cégcsoportok esetében az egyes résztevékenységek is külön-külön kiszervezhetőek. Így külön beruházó, üzemeltető, hasznosító cégek jöhetnek létre. Ez esetben fontos szempont, hogy az ingatlanokat érintő döntéseknél az ingatlanok egységes rendszerben is láthatók legyenek, és a döntések során a teljes portfolió kínálta lehetőségeket is figyelembe vegyék.