Piaci trend: Virtuális Iroda

Induló- és kisvállalatok pénzügyeit kívánja segíteni az i-Office; október 1-től már egy nemzetközi hálózat részeként. A virtuális iroda szolgáltatás annak az nemzetközi piaci trendnek a része, amely olyan minőségi szolgáltatásokat tesz elérhetővé, amelyeket eddig csak egy szűkebb vállalkozói réteg engedhetett meg magának.

Budapest egyik első virtuális irodája, az i-Office, idén kezdte meg működését egy budapesti irodaházban, azzal a céllal, hogy olcsó, de színvonalas megoldásokkal segítse azokat az induló- és kisvállalatokat, akiknek ötletei, üzleti ambíciói sokszor a kezdeti, működési költségek miatt futnak zátonyra. A magyar üzemeltető 2008. október 1-től szerződött a londoni központú, eNetwork virtuális üzleti hálózattal, így ma már 14 országban kínál szolgáltatásokat az Egyesült Államoktól kezdve, Anglián át Ausztriáig.

A
magyar induló- és kisvállalatoknak nem könnyű: nemcsak a bonyolult
adminisztrációs és adószabályokkal kell megvívniuk, hanem át kell vészelniük a
nemzetközi gazdasági  hullámokat, a helyi
piacon folytatott verseny és kereslet adta kihívásokat és mindezt úgy, hogy
saját pénzügyi kereteiken belül maradjanak. Szerencsére ma már számos olyan
gyakorlat létezik, amellyel a költségeket könnyebben kordában lehet tartani.
Fejvadász helyett, alkalmazottakat, üzleti partnereket kereshetünk a Linkedinen
(www.linkedin.com).
Használt irodai felszereléseket szerezhetünk be a Vaterán (www.vatera.hu)
. Nő az „Open Source” szoftverek száma, ahol nem kell megvásárolnunk a jogdíjat
(www.openoffice.org).
Ezek mellett sokáig sorolhatnánk a Web 2.0 adta marketing lehetőségeket a
blogoktól kezdve, social networking site-okon át  a kereső optimalizálásig.

A
virtuális iroda
is ezen trendek közé sorolható. Jelentése „irodabérlet nélküli iroda”.  Úgy mint a fapados repülőtársaságok esetében,
az ügyfél nem érez nagy minőségbeli különbséget, de a szolgáltatást sokszor
jóval olcsóbban kapja. Előnye, hogy az ügyfeleknek nem kell állandó helyiséget
bérelniük, de használhatják az irodaház címét, leveleiket, üzeneteiket,
hívásaikat átirányítva megkapják a saját címükre, e-mailjükre, mobil számukra.
Emellett akár napi rendszerességgel részt vehetnek az irodaház életében, igénybe
vehetik a nekik fenntartott dolgozó szobákat (hotdesk), a vezeték nélküli
Internetet, ügyfeleiket fogadhatják a tárgyalótermekben.

A Magyarországon működő virtuális iroda vagy más néven instant
iroda szolgáltatások száma egyelőre nem nagy. A szolgáltatókat két csoportba
lehet osztani. Az egyik csoport az aki olyan ügyfeleknek kínál szolgáltatást,
akik arculati szempontokat figyelembe véve, azt a látszatot szeretnék
fenntartani, hogy egy elegáns, patináns irodaházhoz tartoznak. Itt a
szolgáltatóknál magasabb árakat figyelhetünk meg. A másik csoportba, azok a
szolgáltatók tartoznak, aki irodakiadással foglalkoznak és emellé még telephely,
székhely szolgáltatást is nyújtanak. Ezek a szolgáltatók, azonban sokszor nagyon “személytelenek”, az ügyfelek valóban csak egy címet kapnak
ellenszolgáltatásként.

Az i-Office egyik
csoportba sem sorolható: az árakat igyekszik a induló- és kisvállalatok által
megfizethető szinten tartani, de úgy, hogy közben személyes kapcsolaton alapuló,
széles körű szolgáltatást nyújtson, akár csak telephelyre van szükség, de akkor
is ha teljes körű irodai szolgáltatást kér az ügyfél (postázás, telefon, fax,
titkárnő, szakmai tanácsok), vagy szeretné alkalmanként használni az
irodahelyiségeket, tárgyalókat.

Ügyfelei egyrészt olyan vállalkozók, akik otthonukból irányítják a
cégüket, mert nincs szükségük vagy pénzük állandó irodahelyiséget bérelni.
Másrészt vidéki cégek, akik szeretnének budapesti címmel megjelenni a piacon. A
harmadik csoportba tartoznak azok a 
külföldi cégek, akik Magyarországon szeretnének befektetni, de még nincs
szükségük állandó irodahelyiségre és azok a magyar cégek, akik külföldön
szeretnének virtuális irodát, de szintén nem akarnak irodát
fenntartani.

Az i-Office külföldi partnere az eNetwork hálózatot alapító brit
iroda, 2002. óta nyújt hasonló szolgáltatásokat. A szolgáltatás ott az
úgynevezett ’co-working’ koncepción is alapul: ez azt jelenti, hogy a virtuális
irodát igénybe vevő dinamikus induló cégek egymással megosztva vehetik igénybe a
kortárs designerek által kialakított teret.

A brit partner koncepciójának mintájára, a magyar i-Office víziója
is az, hogy a flexibilisen dolgozó magyar tehetségek és üzleti gondolatok,
ötletek találkozó helye legyen és üzleti közösséget hozzon
létre.

www.i-office.hu